Pasos para la toma de decisiones

 

La Toma de decisiones

Selección del mejor curso de acciones entre varias alternativas, planes u opciones para resolver diferentes situaciones en la vida y contextos: empresarial, laboral, económico, familiar, personal, y social. Utilizando diferente metodologías

Decisiones. Proceso donde se identifican, se valoran y se seleccionan las mejores acciones, sobre las alternativas evaluadas, para solucionar los problemas o dificultades presentadas o para el aprovechamiento de las oportunidades

La toma de decisiones en los procesos gerenciales

Es importante y primordial la toma de una correcta decisión dentro de las organizaciones, considerando que los problemas administrativos son complejos y requieres de soluciones rápidas que den resultados positivos e inmediatos. Por lo tanto, quien se encargue de la estrategia organizacional tenderá que utilizar bases científicas y deberá imprimirle un toque personal a través de su creatividad, intuición y experiencias, con ayuda de otras técnicas psicológicas y metodológicas.

Teoría de la decisión

Todo problema administrativo equivale a un proceso decisorio. Existen dos niveles de decisiones; las programadas y las no programadas. Dentro de la fase de planeación del proceso administrativo consideramos las decisiones programadas, y dentro de la fase de dirección consideramos las decisiones no programadas.

Las decisiones se generan bajo diferentes escenarios:

Ø     Decisiones bajo certeza: da a conocer con certeza las consecuencias y variables de cada acción, y la existe una relación directa de causa y efecto. Se avalúan las consecuencias de cada acción alternativa y se selecciona la que se prefiera.

Ø     Decisiones bajo riesgo: Las variables son conocidas, y la relación entre las consecuencias y la acción se conoce y dependen de algún evento probabilísticos.

Ø     Decisiones bajo incertidumbre: Las variables se desconocen en muchas ocasiones, y las probabilidades para establecer las consecuencias de una acción son igualmente desconocidas, no pueden determinarse con algún grado de certeza. Tratar de reducirse la incertidumbre obteniendo información adicional sobre el problema

Ø     Toma de decisiones bajo conflicto: casos de toma de decisiones bajo incertidumbre en los que hay un oponente. Las probabilidades de los eventos no solo se desconocen, sino que están influenciadas por un oponente cuya meta es vencer. Esta es la situación típica en cualquier competencia

Tipos de decisiones

Ø     Decisiones Programadas: Se toman en un momento determinado y corresponden a hechos rutinarios de la organización, establecieron una serie de medidas, técnicas métodos y análisis para evaluar las posibles acciones. Por ejemplo, llegar a la empresa y firmar el libro con la hora de entrada.

Ø     Decisiones no Programadas: situaciones que no son repetitivas o que por su grado de magnitud o importancia necesiten de decisiones dísticas e improvisadas antes de ejecutarse. Por ejemplo el lanzamiento de un producto a la venta o la instalación de una nueva sucursal.

Las decisiones se pueden clasificar teniendo en cuenta diferentes aspectos, como lo es la frecuencia con la que se presentan. Se clasifican en cuanto a las circunstancias que afrontan estas decisiones sea cual sea la situación para decidir y cómo decidi

En el ámbito de las empresas, la toma de decisiones suele apelar a metodologías cuantitativas (con estudios de mercado, estadísticas, etc.) para reducir el margen de error. No es lo mismo decidir el lanzamiento de un producto por intuición que hacerlo tras llevar a cabo una encuesta entre 5.000 consumidores.

Bases para la toma de decisiones

Bases cuantitativas

Emplear técnicas presentadas como métodos de investigación y operaciones, herramienta ayuda a los mandos a tomar decisiones efectivas, importante sin reemplazar al buen juicio,

Disponen de numerosos medios diferentes que implican mediciones. a la disponibilidad de las computadoras, al interés incrementado en las matemáticas aplicadas y al deseo de métodos más lógicos para los problemas administrativos corrientes.

 Utiliza la lógica detrás de la decisión lógica que es explicativa y se deriva de un cuidadoso análisis de la situación, se cuantifican la decisión tentativa, por medios estadísticos

En este análisis nos involucramos con ciertas teorías o técnicas que a continuación nombraremos:

Ø     Programación Lineal: Es una técnica de decisión que ayuda a determinar la combinación óptima de recursos limitados para resolver problemas y alcanzar los objetivos organizacionales.

Para que sea aplicable, la Programación Lineal debe reunir los siguientes requisitos:

·                        Tiene que optimizarse un objetivo.

·                        Las variables o fuerzas que afectan los resultados poseen relaciones directas o en línea recta.

·                        Hay obstáculos o restricciones sobre las relaciones de las variables.

Sin las restricciones de la Programación Lineal incluyen la maximización de la producción, minimizar los costos de distribución y determinar los niveles óptimos del inventario.

Ø     Teoría de Juegos: Desarrollada por los científicos Neumann y Morgenster. Implica la estrategia de mínimo pensar; se determina el curso de acción que causará a la compañera A, el mínimo de molestias y puede seguirse siempre y cuando sus competidores ejecuten la acción más astuta posible para ello. En esta forma la planeación de la compañera A se hace más beneficiosa para la compañera A. Pueden ser un tanto limitado y en consecuencia la decisión se basará en antecedentes demasiado estrechos, también es posible exagerar la tradicional y mantener un estatus que sea demasiado rígido.

Aunque por lo general se les considera a manera de auxiliar en el entrenamiento administrativo, los juegos de los negocios pueden considerarse como un tipo de técnicas cuantitativas para la toma de decisiones.

Bases cualitativas:

Las decisiones se expresan en numero, unidades y expresiones matemática; la practica proporciona al gerente, práctica, conocimiento y la oportunidad de mejorar las acciones administrativas.

Existen cualidades que hacen que los tomadores de decisión sean buenos o malos. Tales como:

Ø     Experiencia: La habilidad de un mando para tomar decisiones crece con la experiencia. En los empleados que tienen el mayor tiempo de servicio, Los éxitos o errores pasados conforman la base para la acción futura y minimizar los errores futuros, situaciones mal estructuradas o nuevas.

Ø     Buen juicio y la intuición: Habilidad de evaluar información de forma inteligente; percibir información importante; constituido por el sentido común, la madurez, la habilidad de razonamiento y la experiencia del tomador de decisiones, además de que éste mejora con la edad y la experiencia. La toma de decisiones basada en la intuición se caracteriza por el uso de corazonadas internas, desempeña una parte de mucha importancia; el elemento subjetivo es vital.

Ø     Hechos: Usar hechos la decisión tiene sus raíces, datos objetivos, implica que las premisas sobre las cuales está basada la decisión son sólidas e intensamente aplicables a la situación en particular. Cuando procedemos a aplicar los hechos en su perspectiva correcta, aplicando los pasos adecuados y extrayendo la información esencial, introduce la subjetividad del tomador de decisiones y requiere habilidad, entrenamiento y destreza, totalmente aparte de la sencilla reunión de todos lo hechos disponibles, por lo general se requiere imaginación, experiencia y convicciones para interpretar los hechos en su propia perspectiva y usarlos con ventajas.

Ø     Creatividad: La creatividad designa la habilidad del tomador de decisiones para combinar o asociar ideas de manera única para lograr un resultado nuevo y útil. es capaz de captar y entender el problema de manera más amplia, así desarrollar alternativas.

Fases del proceso de toma de decisiones

Las fases en el proceso de toma de decisión son los siguientes pasos:

Ø     Paso 1. La identificación de un problema. El proceso comienza con la existencia de un conflicto de situaciones generando un problema.

Ø     Paso 2. Identificación de los criterios para la toma de decisiones. Identificar cuáles son los criterios relevantes del problema, como precio, modelo, equipos opcionales, para la tomar una decisión

Ø     Paso 3. La asignación de ponderaciones a los criterios. Hay que determinar qué criterios son más importantes y cuáles no. En cierta etapa de la organización es más importante definir el costo de lo que se quiere adquirir y no la calidad o viceversa.

Ø     Paso 4. El desarrollo de alternativas. Analizar las alternativas viables que pudieran tener éxito para resolver el problema. Únicamente se listan, aún no se valoran.

Ø     Paso 5. Análisis de alternativas. importante definir las fortalezas y debilidades de cada alternativa. Se evalúa, comparándolas con los criterios ya preestablecidos en los pasos 2 y 3.

Ø     Paso 6. Selección de una alternativa. Tener criterio de escoger la mejor alternativa entre las que están enumeradas y valoradas. Según los estudios y cálculos, de aquella que generó el valor más alto con respecto a las necesidades.

Ø     Paso 7. La implantación de la alternativa. es necesario seguir los efectos de la decisión tomada, y ver realmente que la decisión haya solucionado el problema, esperando también la participación y el compromiso de las personas que esté involucrada en el proceso.

Ø     Paso 8. La evaluación de la efectividad de la decisión. juzga el resultado de la decisión para ver hasta qué grado se ha corregido el problema.

Características

Entre las características del proceso de toma de decisiones podemos mencionar las siguientes:

Ø     Se considera como un proceso.

Ø     Existen condiciones de certeza y de incertidumbre en cualquier proceso decisorio.

Ø     Es un estado mental permanente de un buen administrador, ya que siempre tendrá que comparar situaciones y decidir por el camino más favorable a su organización.

Ø     La toma de decisiones exige una matiz personal de individualidad, creatividad y suficiente flexibilidad en su implementación del que decide.

Ø     Se basa en modelos, muchas veces generados por una ciencia cuantitativa.

Ø     En una organización debe llevarse a cabo con una filosofía de grupo, ya que también es una responsabilidad conjunta y deben considerarse las necesidades y situaciones de grupo

Ø     La eficiencia no está en decidir rápido, sino en la decisión que se tomó respecto al verdadero problema.

Ø     Dentro de la decisión no hay opciones predeterminadas que limiten el pensamiento. Romper paradigmas es lo más indicado para buscar verdaderos cambios dentro de la organización.

Ø     Las decisiones las toma el gerente, la máquina sólo le ayuda a ordenar sus ideas y su información. Una computadora nunca limitará el pensamiento humano porque está hecha para expandir alternativas y no para limitar cerebros.

Ø     Las decisiones son un problema que surge por el medio ambiente que rodea a la organización; por lo tanto, es importante que no lo olvide el que tome la decisión.

Ø     La toma de decisiones y el método científico son dos conceptos que nunca deben verse por separado.

Elementos Definitorios del Problema

Son elementos aquellas características de la situación problemática imprescindibles para el enunciado del problema, unido los elementos del problema se tiene como resultado la estructura de la descripción del problema.

Un problema, ocurre cuando hay diferencia entre la situación real y la situación deseada.

Elementos o Características del problema.

Ø     Materiales: Elemento que puede transformarse y agruparse en un conjunto.

Ø     Psicológicas: Cualidades que se presentan en los individuos y que le permiten distinguirse y sobresalir en alguna materia en especial.

Ø     Ergonómicas:  Interacciones entre humanos y los elementos de un sistema, las máquinas y el ambiente

Ø     Estructurales: Es la disposición y orden de las partes dentro de un todo.​ También puede entenderse como un sistema de conceptos coherentes enlazados, cuyo objetivo es precisar la esencia del objeto de estudio.

Ø     Económicas: Relaciones objetivas entre seres humanos que tienen que ver con la producción, la apropiación, el intercambio y el consumo de bienes

Ø     Formales: Conjuntos sistemáticos de conocimientos racionales y coherentes. Si bien su objeto de estudio no es el mundo físico-natural

Se utiliza el métodos cartesianos; que  se trata de fomentar o impulsando la duda sobre toda o cualquier verdad que es exhibida frente a nuestros sentidos para así lograr reconocer las verdades que toleran la duda metódica.

El método cartesiano consiste en realizar cuatro tareas básicas:

Ø     Verificar si existen evidencias reales e indudables acerca del fenómeno o cosa estudiada. no aceptar como verdadero algo hasta que se compruebe con evidencia - clara y distintamente - aquello que es realmente verdadero.

Ø     Analizar, dividir y descomponer cada dificultad o problema, en sus unidades de composición, fundamentales y resolverlas por separado.

Ø     Sintetizar, agrupar nuevamente las unidades estudiadas en su conjunto real. a partir de las formas más fáciles y simples de conocer para pasar gradualmente a los más difíciles.

Ø     Enumerar todas las conclusiones y principios utilizados, a fin de mantener el orden del pensamiento, se puede considerar como el método científico. y poder comprobar si la evidencia es falsa o verdadera.

El proceso consiste en el dividir y descomponer cada dificultad o problema en tantas partes como sea posible y necesarias para obtener la mayor cantidad de información al respecto de cada una para proyectar con  mayor seguridad una solución.

Identificación del Problema mediante el Método Analítico

 

El Método analítico es aquel método de investigación que consiste en la desmembración de un todo, descomponiéndolo en sus partes o elementos para observar las causas, la naturaleza y los efectos.

El análisis es la observación y examen de un hecho en particular. Es necesario conocer la naturaleza del fenómeno y objeto que se estudia para comprender su esencia.

 

Análisis de la naturaleza del problema

Este primer paso incluye la identificación, definición y diagnóstico del problema y sus causas. Cuando se realiza en forma apropiada, ayuda a resolver el problema de manera eficiente, se debe tener alguna idea tanto de la situación real como de la situación deseada. Los gerentes emplean diverso métodos en sus intentos para determinar la situación real; ejemplo: leen informes de rendimiento, celebran reuniones  para revisar el progreso realizado, o mantienen políticas de puerta abierta con el fin de establecer la situación deseada, pueden realizar encuestas para estudiar la actitud de empleados y clientes, leer las regulaciones gubernamentales o conversar con sus supervisores.

 

 Aplicación del método analítico

El método analítico consta de las siguientes etapas:

Ø     Observación: En esta etapa el investigador se limita a observar una muestra del proceso empresarial o económico, a efectos de extraer información suficiente para trabajar en las etapas siguientes.

Ø     Descripción: Luego de haber observado la muestra, el investigador define de manera objetiva y sin sesgos, ni inclinaciones de ningún tipo, lo que ve en la muestra.

Ø     Examen crítico: Teniendo una definición técnica sobre la muestra, el examen crítico aporta propuestas que van en la línea más lógica de abordar el problema.

Ø     Segmentación del fenómeno: Es la descomposición de la muestra en partes para analizarlas una a una y posteriormente entregar descripciones que permitan relacionarlas y ordenarlas.

Ø     Enumeración de partes: Es el proceso de identificación de la cantidad de partes en que fue descompuesta la muestra.

Ø     Ordenación y clasificación: Identificadas y descritas las partes por separado, se procede a ordenarlas cronológicamente en función de la relación que existe entre ellas, entregando un nuevo análisis más completo y actualizado de la muestra.

Procesos transversales a la aplicación del método analítico

El método analítico es un proceso que requiere de observación constante en cada etapa, independientemente de que una de ellas lleve dicho nombre. Al mismo tiempo, la experimentación es crucial para determinar comportamientos de la muestra analizada; tanto del proceso y sus partes.

El análisis va de lo concreto a lo abstracto ya que mantiene el recurso de la abstracción puede separarse las partes, aislarse del todo así como sus relaciones básicas que interesan para su estudio intensivo.

 

Ventajas del método  analítico

Ø     Tener una visión general del problema o circunstancia que se presenta.

Ø     Tener una comunicación totalmente abierta de razonamientos con terceras personas.

Ø     Eficacia, Eficiencia, Claridad y Resolución de problemas.

Ø     Mucha mayor creatividad al momento de tomar una solución.

Desventajas

Ø     Se lleva tiempo en tener una respuesta o solución.

Ø     Seguimientos y firmeza en decisión

Ø     Mutuos acuerdos en consenso.